Leistungsspektrum

In Unternehmen und Organisationen entstehen Dokumente unterschiedlichster Art und aller Formate. Ordentlich und strukturiert abgelegt, kann im Büroalltag dann schnell wieder auf sie zugegriffen werden. Oftmals mangelt es bereits an den geeigneten Räumen für eine entsprechende Akteneinlagerung, um die Unterlagen geschützt vor Brand, Überschwemmung oder auch dem Zugriff Dritter aufzubewahren. Ebenfalls binden diese internen Lagerlösungen Ressourcen ohne steigendes Produktivitätsergebnis.

Eine professionelle externe Aktenarchivierung bietet unseren Kunden auf Dauer eine signifikante Kostenersparnis.

Nach einer Sichtung durch unsere erfahrenen Projektleiter werden die Akten unter strenger Aufsicht der geschulten Mitarbeiter mit Spezialfahrzeugen zu unserem Hochsicherheitslager transportiert. Alle Fahrzeuge verfügen über verplombbare Festkofferaufbauten und sind GPS überwacht. Alle Mitarbeiter der Aktenlager AG müssen sich strengen Hintergrundprüfungen und formalisierten Schulungen unterziehen, um optimale Sicherheit beim Schutz und der Archivierung Ihrer Akten und Archivbestände zu gewährleisten.

Die EDV-Erfassung der Akten kann je nach individuellem Kundenwunsch in den Räumlichkeiten unserer Kunden oder aber auch in unseren Hochsicherheitslagern erfolgen. Auch in diesem Bereich gehen wir auf die speziellen und individuell unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Kunden ein.

Die Ablage aller Dokumente erfolgt nach hohem Standard der Sicherheit in anonymen und codierten Archivboxen nach dem System der sogenannten chaotischen Lagerung: Die Kartons werden nach dem Zufallsprinzip ihren endgültigen Stellplätzen im Aktenarchiv zugewiesen. Durch die Verteilung der Dokumente auf über das gesamte Lager verteilte Boxen durch ArchiStore® sind alle Informationen in den nach VdS-Richtlinien gesicherten Räumlichkeiten für die Aktenarchivierung noch besser als ohnehin vor unbefugtem Zugriff geschützt.Für optimalen Datenschutz enthält dabei grundsätzlich jede Archivbox nur die Dokumente eines Kunden

Akten enthalten sensible Daten, die auch dann noch schützenswert sind, wenn die Dokumente selbst nicht mehr benötigt werden. Daher spielt die sorgfältige Aktenvernichtung eine herausragende Rolle im breiten Spektrum des Datenschutzes. Vor diesem Hintergrund bietet die Aktenlager AG folgende Leistungen an:

Zur ganzheitlichen Archivierung von Dokumenten in den Hochsicherheitslagern der Aktenlager AG gehört auch das Handling individueller Aufbewahrungsfristen. Schon vor Ablauf erhalten die Kunden hierbei detaillierte Informationen, welche Akten im Archiv aufgelöst werden können. Mit Freigabe einer vorgelegten Vorschlagsliste werden deren datenschutzkonforme Vernichtung (DIN 66399, Schutzstufe 2, Sicherheitsstufe P-3 bis P-5) und umweltgerechte Entsorgung durchgeführt.

Natürlich bieten wir nicht nur die zertifizierte Vernichtung von Akten an, sondern vernichten für unsere Kunden auch alle Arten von Festplatten, welche im Rahmen der Datenträger Archivierung anfallen.

Eine sichere und ebenfalls zertifizierte Aktenvernichtung kann auch beim Kunden vor Ort durchgeführt werden. Hierfür werden abschließbare Transportbehälter in gewünschter Größe und Menge zur Verfügung gestellt; deren Spektrum reicht vom 240 Liter fassenden Container im „Büroformat“ bis hin zum Absetzcontainer für Großmengen mit 33 Kubikmetern.

Zum Wunschtermin werden die Behälter im Unternehmen entsprechend gesichert abgeholt, bei regelmäßiger Beauftragung ausgetauscht, die enthaltenen Papiere datenschutzkonform vernichtet und umweltgerecht entsorgt. Die Mitarbeiter der Aktenlager AG helfen bei Bedarf jederzeit gern auch dabei, die bereitgestellten Container zu befüllen.