Alles über Akten

Auf den folgenden Seiten geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über gesetzliche Grundlagen.

1. Gemäß §147 Abgabenordnung sind Sie verpflichtet, den Großteil der im Rahmen Ihrer geschäftlichen Tätigkeit anfallenden schriftlichen Unterlagen über einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Je nach Bedeutung des Dokumentes liegt die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungszeit im Regelfall zwischen sechs und zehn Jahren. Wegen der Vielzahl und der unterschiedlichen steuerlichen Bedeutung der Papiere ist es für Sie ein nahezu aussichtsloses Unterfangen, die jeweils maßgebenden Fristen immer exakt parat zu haben. Dennoch sind im Einzelfall sichere Entsorgungsentscheidungen zwingend notwendig. Selbst wenn Sie aufbewahrungspflichtige Geschäftspapiere versehentlich vernichten, können neben schwerwiegenden steuerlichen Nachteilen auch beträchtliche Bußgeldzahlungen auf Sie zukommen.

2. Geschäftliche Unterlagen sind so lange aufzuheben, wie sie für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Für Zölle und Steuern beträgt diese Festsetzungsfrist ein Jahr, für andere Steuern vier Jahre. Der Fristlauf beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem eine Steuererklärung abgegeben worden ist, spätestens mit Lauf des dritten Kalenderjahres, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Steuer entstanden ist. Da ein solche Bindung an die steuerlichen Fristen zu einer erheblichen Ausdehnung und Verwässerung der Aufbewahrungsfristen führen w&uumrde, hat die Finanzverwaltung Zugeständnisse gemacht: Unabhängigkeit vom Lauf der Festsetzungsfristen sind für Sie grundsätzlich allein die normalen Aufbewahrungsfristen maßgebend. Nur ausnahmsweise sind die Unterlagen über die übliche Frist hinaus aufzuheben. Das ist gegeben, wenn sie in folgenden Fällen von Bedeutung sind: a) Zur Begründung Ihrer Anträge beim Finanzamt; b) Für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren; c) Für eine bereits begonnene Außenprüfung; d) Für ein anhängiges steuer-, straf- oder bußgeldrechtliches Ermittlungsverfahren; e) Für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach §165 Abgabenordnung. Natürlich sollten Sie ein Vernichten einzelner Unterlagen auch dann vermeiden, wenn Sie damit dem Fiskus ein für Sie steuergünstige Fallgestaltung bei Sachverhalten nachweisen können, die noch nicht durch bestandskräftige Steuerbescheide abgeschlossen sind.

3. Mit Hilfe dieser Unterlagen (siehe Aufbewahrungsfristen) können Sie Ihre geschäftliche Korrespondenz gezielt aussortieren und entsorgen. Das alphabetisch geordnete Verzeichnis gibt Ihnen eine umfassende Übersicht zu den steuerlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen aller im Geschäftsbereich Ihres Unternehmens bedeutsamen Unterlagen. In dennoch verbleibenden Zweifelsfällen sollten Sie sich an Ihr Finanzamt wenden und eine schriftliche verbindliche Auskunft von dort verlangen. Beachten Sie unbedingt die Besonderheit: Mit Wirkung ab Dezember 1998 ist die Aufbewahrungsfrist für alle Geschäftspapiere, die Grundlage von Buchungsvorgängen sind, von sechs auf zehn Jahre verlängert worden. Betroffen von dieser Änderung sind bereits alle Unterlagen aus dem Jahr 1992. Im Einzelfall kann es aufgrund der konkreten Situation im Unternehmen zu einer Erweiterung des Kreises buchungsrelevanter Geschäftspapiere kommen. Im Zweifel empfiehlt es sich auf jeden Fall, die längere Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren zu unterstellen.

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